Personenseiten

Die Ausgabe von Personenlisten geschieht auf der Basis von Personengruppen, die für eine bestimmte Personenliste bzw. “Personen-Verteiler-Seite” ausgewählt werden. Diese Personengruppen können durch die jeweils zuständigen Redakteure bearbeitet und gepflegt werden. Dies geschieht über ein eigenes Modul "FE-Nutzer-Gruppen” in TYPO3, das unter “Benutzerwerkzeuge” zu finden ist. Jeder Redakteur hat dabei auf die Nutzergruppen Zugriff, in denen er/sie selbst Mitglied ist bzw. die für die Bearbeitung durch ihn/sie freigegeben ist. Das Modul unterteilt sich in zwei Bereiche:

Der Bereich “FE-Gruppen-Zuordnung” ermöglicht es, Personen zu Gruppen zuzuordnen bzw. sie daraus zu entfernen. Der Bereich “Gruppenmitglieder: Persönliche Daten editieren” ermöglicht es, die für die Einzelpersonen in den jeweiligen Gruppen angezeigten Daten zu bearbeiten bzw. zu ergänzen.

Gruppen-Zuordnung

Beim Aufruf dieses Untermoduls erscheint zunächst nur ein einführender Text sowie das Auswahlmenü für die Gruppen. Das Auswahlmenü enthält alle Gruppen, die der aktuelle Redakteur bearbeiten kann. Je nach vergegebenen Bearbeitungsrechten können Redakteure auch die Möglichkeit haben, bei Bedarf selbst neue Gruppen anzulegen.

Nach Auswahl einer Gruppe werden zwei zusätzliche Bereiche dargestellt:

Benutzer hinzufügen:

Oben befindet sich ein Textfeld zur Eingabe neuer Mitglieder für die Gruppe. Dabei wird je Zeile ein Mitglied eingetragen. Um die eingetragenen Personen eindeutig identifizieren zu können, wird dafür der interne Nutzername verwendet wie er auch zum Einloggen verwendet wird (erster Teil der uni-konstanz-E-Mail-Adresse vor dem ‘@’). Es kann auch die vollständige (primäre) E-Mail-Adresse verwendet werden.

Benutzer entfernen:

Im unteren Bereich werden die bisher in der Gruppe geführten Personen aufgelistet. Bei jedem Namen findet sich eine kleine Checkbox. Wenn Sie Personen aus der Gruppe entfernen wollen, kreuzen Sie hier die zu entfernendenPersonen an und klicken anschliessend auf “Benutzer entfernen!”.

Wichtig

Der Nutzername (Username) besteht in der Regel aus Vorname und Nachname, verbunden durch einen Punkt (vorname.nachname). Bei Nutzern mit Namensübereinstimmung kann eine Zählnummer hinzu kommen. Für jede(n) Universitätangehörige(n) existiert genau ein eindeutiger Username; es können aber unterschiedliche E-Mail-Aliase existieren. Hier ist immer der eindeutige Username zu verwenden, E-Mail-Aliase werden nicht erkannt.

Tip

Soweit Sie als Redakteur die Berechtigung haben, externe Personen mit in die Personenlisten aufzunehmen, können sie auch deren vollständige E-Mail-Adresse in eine eigene Zeile der Textbox eintragen. In einem zweiten Schritt erhalten Sie dann die Möglichkeit, diese Person neu im System anzulegen; nach Abschluss dieses Schritts und Sichern der Personendaten wird die jeweilige Person in die Gruppe übernommen.

Personendaten der Gruppenmitglieder bearbeiten

Dieses Untermodul zeigt wie bei der Gruppenzuordnung zunächst nur die Auswahlliste der verfügbaren Gruppen.Nach der Auswahl einer Gruppe werden die aktuellen Mitglieder dieser  Gruppe aufgelistet: Vor jedem Namen erscheint das übliche “Bearbeiten”-Icon (der Stift). Wenn Sie dieses Icon anklicken, öffnet sich die TYPO3-übliche Bearbeitungsmaske zum Bearbeiten des Personen-Datensatzes. Zwei Tabs sind für die Bearbeitung relevant:

Persönliche Daten

enthält den Grund-Datensatz. Für die Ausgabe herangezogen werden Name, Bild, Position/Funktion, E-Mail, WWW, Telefon, Fax, Haus- und Raumnummer, außerdem der Text “Zur Person”.

Rollen

enthält rollenspezifische Abweichungen von diesen Daten sowie die  Sprechzeiten (als Text). Beim Zuweisen einer Person zu einer Gruppe wird automatisch eine Rolle für diese Gruppe angelegt. Diese Rollenangabe fehlt jedoch, falls die Gruppenzuordnung schon früher bzw. nicht über das aktuelle Modul erfolgte.In diesen Fällen wird empfohlen, “von Hand” eine neue Rolle anzulegen und der aktuell bearbeiteten Gruppe zuzuweisen. Jede Rolle muss einer Gruppe zugewiesen sein, ohne diese Zuweisung lässt sie sich nicht abspeichern!

Angaben in der Rolle gehen den allgemeinen Angaben jeweils vor, wenn die Liste der entsprechenden Gruppe im Frontend ausgegeben wird. Dies ermöglicht es, je nach Gruppe leicht unterschiedliche Angaben zu machen, etwa wenn eine Person zwei unterschiedliche Teilzeit-Beschäftigungen wahrnimmt und daher unterschiedliche Positionsbezeichnungen und/oder Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Raum- oder Telefonnummern hat oder wenn je nach Zweck der Personenliste unterschiedliche Positions-/Funktionsangaben relevant sind. Fehlende Angaben in der Rolle werden durch die jeweiligen Basisangaben unter “Persönliche Daten” ergänzt.

Tip

Soweit Sie als Redakteur die Berechtigung haben, Details der Gruppe selbst zu bearbeiten, so wird nach Auswahl der Gruppe auch ein Link zur Bearbeitungsmaske für die Gruppe angezeigt. Dies betrifft den Gruppennamen, die Beschreibung sowie die Organisationseinheit. Ist einer Gruppe eine Organisationseinheit zugewiesen, wird der Titel dieser Organisationseinheit im Frontend statt des Gruppennamens als Titel der Gruppe verwendet.
Dies ermöglicht es, zwischen internem “Arbeitstitel” und “offiziellem” Titel der Gruppe zu differenzieren. Über das Plus-Symbol neben dem Auswahlfeld kann bei Bedarf eine neue Organisationseinheit angelegt werden (das entsprechende Formular zeigt bei Redakteuren ohne Admin-Status derzeit nur ein Eingabefeld für den Namen).